SENEGAL

GAINDE 2000

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Ibrahima Nour Eddine DIAGNE
Administrateur Général
Rapporteur UN/CEFACT pour l’Afrique

Ibrahima Nour Eddine DIAGNE est titulaire d’un MBA, M.Sc et B.Sc en Marketing (HEC Montréal, HEC Paris). Il est impliqué dans les questions relatives à la facilitation des échanges avec l’utilisation des NTIC depuis 1995 d’où sa nomination au poste de Rapporteur UN/CEFACT pour l’Afrique en 2006.

La solution ORBUS a été mise en place par GAINDE 2000 au Sénégal en 2004. GAINDE 2000 est le fruit d’un partenariat entre le secteur public et le secteur privé en vue de faciliter les formalités de pré dédouanement. Le Système ORBUS est conçu pour faciliter les formalités du commerce extérieur par des échanges électroniques entre les différents intervenants. Reposant à la fois sur une infrastructure technologique et un dispositif de services, ORBUS permet la réduction significative du délai des formalités de pré dédouanement, la réduction des coûts liés aux formalités, l’amélioration de la qualité du service rendu à la clientèle ainsi que la quasi suppression de l’utilisation du papier.

La principale motivation qui a conduit à sa création est de faciliter, entre autres :

• Le rapprochement des intervenants du commerce extérieur ;
• L’amélioration des conditions de travail ;
• La simplification et l’harmonisation des procédures ;
• La réduction des coûts et délais ;
• L’introduction et l’impulsion des nouvelles technologies dans l’administration et l’espace du commerce.

Le centre de facilitation
Le centre de facilitation est créé d’une part, pour assurer le back office du système ORBUS et d’autre part, pour prendre en charge les besoins de tous les utilisateurs qui n’ont pas de moyens d’accès au système. Des opérateurs de saisie prennent en charge leurs requêtes et assurent le suivi de leurs dossiers. Pour répondre aux demandes des utilisateurs, le centre de facilitation tient à la disposition des utilisateurs :

• Un call center ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30
• Un espace utilisateur dans le site Web

Le Help Desk
Tous les utilisateurs qui ont des dossiers en cours de traitement, peuvent bénéficier des services du Help Desk :

• Informations générales sur les procédures de ORBUS
• Assistance dans la saisie des dossiers
• Assistance technique
• Résolution on-line des difficultés rencontrées
• Suivi de l’état de traitement des dossiers
• Signalisation incident traitement ou retard traitement

La Formation
La formation est destinée aux utilisateurs du système ORBUS et vise à permettre une parfaite maîtrise de l’application, de l’initialisation (création) d’un dossier à la collecte des documents. Des formations ponctuelles sont aussi dispensées à la demande des utilisateurs. Le centre de facilitation organise également des sessions de mise à niveau des utilisateurs sous forme de séminaire. Ces séminaires se tiennent généralement tous les 6 mois.

La solution ORBUS est composée de différents modules interconnectés et permettant d’assurer fluidité et célérité dans le traitement des opérations

Module Envoi de requête
L’importateur dispose d’une fenêtre Web unique pour adresser une demande à l’ensemble des structures administratives (pôles) connectées au système. Il saisit les données de sa facture et le système lui propose le circuit (documents électroniques) requis pour son opération. En validant le circuit, sa demande est automatiquement envoyée à l’ensemble des pôles qui sont impliqués dans son opération. Une fois les demandes traitées, l’importateur reçoit tous les documents sur son écran. Ces derniers peuvent être imprimés ou envoyés électroniquement à la Douane. L’importateur peut suivre en temps réel le déroulement de toutes ces transactions.

Module aiguilleur
Ce module constitue le cœur du système. Il intègre toutes les règles de gestion des opérations d’importation et d’exportation. En fonction des données saisies par le client, il analyse le circuit adéquat et le propose au client. Lorsque celui-ci valide, il se charge de transmettre les données et les documents joints auprès des pôles concernés. Chaque pôle ne reçoit du module que les données qui le concerne, il n’y a donc pas une diffusion abusive des données et la confidentialité est respectée. Ce module est paramétrable en fonction de la réglementation.

Module pôle
Ce module est l’interface des pôles connectés au système. Il leur permet de recevoir les demandes des importateurs. Il est doté de plusieurs fonctions de traitement qui permettent aux pôles de valider les demandes, de demander des modifications ou de les rejeter. Plusieurs utilisateurs peuvent être identifiés dans le pôle et le module permet d’attribuer à chacun d’eux une fonction spécifique. L’administration des profils se fait en local. Ce module est disponible en version WEB et en version client. Ainsi, il peut être déployé dans les deux formes en fonction des préoccupations du client.

Module monitoring
Il permet à l’entité qui exploite la plate-forme d’avoir une vue générale sur les performances du système. Il sert ainsi de support au Help Desk qui peut à tout moment savoir l’endroit où se trouve un dossier et ainsi activer son traitement. C’est aussi un outil qui permet d’améliorer les performances à travers un suivi des transactions et l’intégration d’indicateurs de performance. Il est crucial pour assurer un bon fonctionnement du système.

Modules de Gestion
Ce sont les modules qui permettent l’exploitation du système. On peut citer notamment le module inscription, le module de facturation, le module d’impression des dossiers et le module de répartition des recettes entre les différents pôles. Ces modules permettent une exploitation commerciale efficace de la plate-forme.

Schéma fonctionnel